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如何架構管理職能

文／張震球顧問
 
看到許多企業管理職能的產出格式，會發現有許多的不同，追溯源頭，應該是當初在執行管理職能專案時，就有了不同的架構，歸納而看，會看到 3 類：
 
1.不分階層，只有一組職能與行為描述
2.分初、中與高階三層，每層有自己的職能模組，使用不同的職能名稱
3.只有一組職能，但組內的每個職能，初、中與高階主管有不同的行為描述
 
不知道，各位會不會很好奇，採用不同的架構，到底會有什麼不同的影響？
 
1.  不分階層，只有一組職能與行為描述
這是一個最單純的管理職能架構，因為只有一組，他的最大好處就是簡單、容易記憶，也就是很快地所有主管都能記住，相對地，它也有一個最大的問題，一定有高階主管會問：「我的職能怎麼會跟中階或初階主管一樣呢？那我的工作豈不是初階主管就能做？」如果沒有很好的回應，取得全體主管的信任，那往後就很難持續了。過去我工作的外商，主管們的管理職能只有一組，但卻運用得很好，主要原因是他們的管理層級分割是放在訓練藍圖上，對同一項職能，例如計畫組織，因為高階主管上策略規劃的課、中階主管上流程管理的課、初階主管上專案管理的課，所以在做甄選或績效評估時，就會以對應的課程來做評估，但這樣的架構，不是一般企業能做到的，畢竟大家在做管理職能專案時，大都是想先確定管理職能之後，再來規劃管理訓練藍圖。
 
2. 分初、中與高階三層，每層有自己的職能模組，使用不同的職能名稱
理論上，讓不同職責的初、中、階主管各有自己特有的一套職能模組是很好的作法，這樣高階主管能夠很清楚自己職能的需求是與初階或中階主管不同的，但在實務上，會有另外兩個問題：(1) 對高或中階主管，要記住自己的 8~10項職能已經是很辛苦了，要記住下兩個或一個階層部屬的 8~10項職能，那是幾乎不可能，由於不容易記憶，會讓使用的主管覺得複雜難用，而會影響到推動的速度與成效，(2) 每個階層的職能模組與名稱都不同，那麼就看不到高、中與初階主管如何一起分工合作產生組織的競爭力，這會讓最高主管失去支持的熱忱。
 
3. 只有一組職能，但組內的每個職能，初、中與高階主管有不同的行為描述
這是綜合考量上述第 1與 2 項優缺點後，所發展出來的架構，一來它有第 1項容易記憶、容易推行的優點，卻改善了沒有管理階層劃分的缺點，二來它有第 2 項管理階層劃分的優點，卻避免了職能名稱眾多，無法記憶與瞭解的缺點，這是比較建議的架構。
 
另外，很多企業的職能系統，有核心職能與管理職能，比較建議是能結合成一組整體的職能模組，例如許多高科技公司，核心職能會有創新，因為是核心職能，所以只有一組通用於所有一般員工與管理階層的行為描述，這又馬上出來一個問題，既然是核心職能，那麼就是所有人都要有的職能，然而為什麼高階主管的創新會與一般員工的行為一樣呢？如果核心職能與管理職能結合，就會有不同的結果，例如高階主管主要是在發展策略，那麼他的創新表現就是策略創新、中階主管就會是流程創新 ...，這樣，一來企業的整體職能非常單純，二來企業的核心職能會展現在各階層的行為上，真正串連成組織的核心職能 -- 核心競爭力。


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