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兩種管理職能層級劃分的方法

文／張震球顧問
 
看了一些外商與本土企業在發展管理職能時，如果有做層級的劃分來區辨初、中與高階主管在某項職能的行為指標時，通常會有兩種的劃分方式：能力角度或職位角度，現在就以「計畫組織」這項職能來說明這兩個層級劃分法的不同與可能的影響。
 
第一種層級劃分法是從能力的角度，如果是將管理職能做三層級的劃分，大致將能力區分為入門、勝任與精通三級，並對應到組織的初、中與高階主管，以「計畫組織」來說：
 
1. 入門 (初階主管) 的主要行為指標為：有秩序與系統地安排工作
2. 勝任 (中階主管) 的主要行為指標為：發展達成目標的工作計畫
3. 精通 (高階主管) 的主要行為指標為：設定達成目標的工作優先次序，並預防可能的變數
 
要能精通，必須先具備勝任的能力，要能勝任，必須先有入門的能力，這是這個劃分法的特色。
 
第二種層級劃分法是從職位的角度，如果是將管理職能做三層級的劃分，大致將能力區分為監督、效能與策略三級，並對應到組織的初、中與高階主管，以「計畫組織」來說：
 
1. 監督 (初階主管) 的主要行為指標為：分派與監督工作任務，確保目標的達成
2. 效能 (中階主管) 的主要行為指標為：有效地安排資源，獲致最大的生產力
3. 策略 (高階主管) 的主要行為指標為：發展公司致勝的經營模式
 
這種劃分法，沒有能力的層次關係，完全是以工作職責的定位為主要的考量點，據我所知，目前並未看到有人將這種劃分法命名，我姑且稱它為 JD式的管理職能層級劃分法。
 
回想自己幾年前因為一個管理職能專案而開始研究管理職能層級劃分的方法，當時看到的都是能力角度，因為早期職能的發展，從職能的始祖 Spencer & Spencer 開始，就是以能力的角度來區分職能的層級，因此這樣的延續是很自然的事，但是由於自己過去的管理經驗，對這種劃分法，應用到管理職能的層級劃分上，一直無法認同，回到前面「計畫組織」的例子，不管初、中與高階主管都需要具備：
 
1. 有秩序與系統地安排工作
2. 發展達成目標的工作計畫
3. 設定達成目標的工作優先次序，並預防可能的變數
 
才能算是把管理工作的計畫組織做好，那該怎麼劃分呢？於是在進行前面所說的管理職能專案時，當我們訪談每位事業單位的最高主管，我們都會問：「在您的事業單位，初階、中階與擔任高階主管的您，是如何分工合作一起來把事情做好做成的？」歸納了七位訪談對象的回應，我們發現了一個蠻清晰的劃分：高階主管訂策略與目標，中階主管有效地安排有限的資源以達成高階的策略與目標，初階主管依據資源的安排，做工作的分派與監督，帶領所有部屬發揮最高的執行力，這種層級劃分方式，非常吻合自己過去在外商的工作經驗，因此就開始採用這種劃分法。
 
後來，在另一個管理職能建置專案，採取職位的層級劃分法，同時也再度在訪談高階主管時，做一個確認，發覺客戶很容易接受，從此以後，就成為自己從事管理職能建置服務的標準管理層級劃分法，甚至最近在幫助一家企業重整職位說明書系統，也應用這樣的概念。另外，在這兩年的後續探討，也看到一些跨國企業的管理職能用職位的概念來劃分管理職能的層級，雖然不知道誰是創始者，但看到有人採用同樣的方式，也很慶幸自己一開始就能往對的方向走。



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