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如何撰寫工作說明書

文／張震球顧問
 
最近有一家企業，請我對主管們教授「工作說明書 (JD) 撰寫」的課程，過去自己在外商工作時，因為 HR 有很豐富的 JD 範本，大致只要修改一下就成了，現在要教就是得從無到有，那真就需要好好的想一想了，於是去收集了一些資料，但收集到的資料都說要做工作分析，而工作分析的方法，自己從一般線上主管 (Line Manager) 的角度來看，真是覺得好複雜，於是自己發明了 O-PDCA (Output, Plan, Do, Check, Action) 的簡單方法，經過 3~4個小時的訓練，主管們居然都能寫出「有模有樣」的 JD，在此也分享給大家做參考。
 
以我目前的工作講師為例 (請參考下圖)，主要的任務就是授課，首先思考授課要達成的產出 (Output) 是什麼？然後再思考，要達到這樣的產出，需要做什麼規劃 (Plan) 、行動 (Do)、檢核 (Check) 與改善 (Action)，把它分別寫到主要內容欄的對應格子裡，再針對每項的主要內容，同樣運用 O-PDCA 的方法做出細部內容，有了這些「工作分析」的內容，就可以撰寫職責敘述了。
 
寫職責敘述又可以有二種寫法：
 
1. 動詞 + 受詞：例如教授課程
2. 動詞 + 受詞 + 期望：例如收集相關資訊，掌握客戶真正的訓練需求
       
這樣就可以依序把職責敘述 (Major Responsibilities) 一個一個地寫出來了，最後，閱讀 1~5項的職責敘述，做一個講師工作的綜合描述，寫到表格最上面淺綠色的 O 欄，也就完成了 JD 的工作摘要 (Job Summary) 或工作目標 (Job Objective) ，將這個工作底稿，謄寫到工作說明書表單，就會產出下表的講師工作說明書：
 

講師工作說明書
工作目標 (Job Objective)：
提供高品質的教案設計與授課服務，滿足客戶的訓練需求
主要職責 (Major Responsibilities)
1.          收集相關資訊，掌握客戶真正的訓練需求
2.          客製教案或製作補充教材，提升教材的有效性
3.          教授課程
4.          設計調查分法，收集與分析學員的滿意度
5.          持續找出可改善的地方，提升授課的品質
6.          完成主管交辦事項
不知各位是否有覺得寫 JD 變簡單了呢？

http://www.learningdigital.com/archimedes_2_detail.php?nid=19
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