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職能選才的系統性做法


文／張震球顧問
這幾年的顧問經驗，似乎跟職能選才這個主題很有緣份，也幫兩家壽險公司設計、規劃與導入了目標人才的整個職能甄選系統，覺得成效還不錯，在此也分享給有興趣的人。
完整的職能甄選系統應該包含六個主要元件：
1. 目標人才職能模組：透過職能的技術，來建置目標人才的職能模組，以達到 (1) 所有的面談主管，在遴選目標人才時，都有一致共同的選才標準，(2) 甄選系統每個環節的設計，都緊緊地透過它連結起來，產生一致性與層層篩選的效果。
2. 履歷資料：結構應徵者的履歷，將與職能有關的 bio data 也納入，達到最有效的履歷過濾。
3. 職能測驗：運用心理測驗的技術，將職能模組的職能需求，轉化為一套具有高信度與效度的測驗工具，測驗的成績不但有總成績，還有各項職能的次成績，就像考數學，有總分，而且有幾何、算數、代數 ... 等的分項成績，它的作用就像一位公正客觀的面談官，在真正面談官面談應徵者時，將應徵者的各項目標職能狀況整理出來，讓真正的面談官在面談一開始時，就對應徵者的職能符合狀況，有一個大概的瞭解，面談時，可以針對職能項目分數特別高或特別低的部分，利用面談技巧進一步來驗證，不但提升了面談的效率，同時也提升了選才的正確率。
4. 職能面談：訓練所有的面談主管 (1) 清楚瞭解目標人才的職能需求，(2) 能依據職能模組，運用行為事例的訪談法，很有系統與結構地詢問出應徵者各項職能的符合程度。另外，也可以同時宣達新的甄選作業流程與辦法，以及相關資訊系統的操作。
5. 作業流程與辦法：在導入職能選才時，相信都必須對現行的一些甄選作業做調整來善用職能選才所能帶來的益處，同時也要考量到，管理職能選才產生的變革，所以作業流程與辦法的重新設計是重要與必要的一件事情。甚至，整個職能選才的專案，這要列為首先要進行的工作。
6. 資訊系統：e化也是非常必要的，第一，可以減少資料的重複輸入：例如履歷資料是輸到履歷系統，任用時，就直接轉到人事系統就可以了，第二，提供面談官整體的資訊：面談官面談時，在同一個畫面可以看到應徵者的履歷資料、職能測驗成績，可以幫助面談官更精準與有效地進行面談，同時也可以將面談分數與評語直接輸入到系統內，減少書面的傳遞，第三，進行統計與改善：由於應徵者的所有甄選環節的資訊都在資訊系統內，很容易進行一些統計分析，提升甄選決策的效率與品質，另外，也可以將新人進來後的績效表現，跟當初應徵時的履歷資料、職能測驗成績與面談成績，做一些關連性的統計分析，更清楚掌握到理想應徵者的關鍵判斷資訊，提升未來甄選的正確率，同時也可以透過這些分析，持續改善甄選的每個環節或子系統，讓其預測率越來越高。
       
最後很感謝這些給我機會提供甄選顧問諮詢服務的客戶，讓我從一個外商甄選系統的使用者，成為一個甄選系統的設計與實踐者，也從與本國企業的合作，補強了許多在外商工作時，所沒有學到的元件與環節。另外，也要感謝兩位曾經共事的心理系研究所畢業的同事，帶我進入從沒經驗的測驗編寫與統計分析領域。


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